MAPEO DE PROCESOS CLAVE DE NEGOCIO A PARTIR DE LA VISUALIZACIÓN DIRECTIVA

Mapeo de Proceso Clave de Negocio a partir de la visualización directiva.

 

La visión estratégica en una empresa, es y debe ser el eje sobre el cual giren las diferentes alternativas de solución de negocio que se pretendan o que se integren a una organización; y en este sentido, la responsabilidad de la alta dirección será la de armonizar las actividades estratégicas que demanda la propia organización para hacer frente al presente y futuro de la misma, con la visión sobre la que fue originalmente creada, es decir con el ADN de la propia empresa.

 

Recordemos que estos elementos han sido y continúan siendo permeados a todos los niveles de la organización y por lo tanto forman parte integral de los procesos sobre los que el negocio corre y se desempeña en el día con día.

 

Los procesos clave del negocio entonces no pueden ser vistos como procesos aislados, sino como procesos integrales que con base en la filosofía de la empresa y con la dinámica de los requerimientos actuales del negocio, dictan la forma en que la organización enfrenta el presente y orienta el futuro.

 

Por lo tanto la interdependencia entre las distintas áreas en la organización para el logro de los objetivos estratégicos son determinantes y deberán ser identificadas con toda oportunidad para garantizar que las entradas y salidas de los diferentes procesos sean ejecutados siempre con oportunidad y confiabilidad.

 

Asegurarnos que el flujo de los procesos clave se da en un ambiente controlado, garantiza la oportunidad y confiabilidad en la información y en los datos.

 

La visualización directiva, por lo tanto, es el cimiento sobre el que se construyen los procesos clave de negocio, y por esa importancia en el presente y futuro de la empresa, es que debe dedicarse recursos en la identificación, mapeo, y autorización de los flujos.

 

El mapeo de procesos clave de negocio a partir de un modelo de visualización directiva, es el requisito ideal necesario antes de emprender cualquier proyecto de automatización en una organización. La experiencia nos ha permitido comprobar que cuando no se le da la importancia necesaria a estas definiciones fundamentales, los proyectos de automatización suelen presentar problemas e inconvenientes en la implementación del mismo; inconvenientes en tiempo, en recursos y desafortunadamente en los resultados esperados, en resumen… malas experiencias para las empresas.

 

Te recomiendo ampliamente que consideres como parte estratégica de tu negocio, la revisión de tus procesos clave. La inversión es muy poca cuando la comparas con los costos de las malas experiencias y de los re-trabajos necesarios para adecuar las soluciones medianamente implementadas. Además, son una excelente base de información para los consultores de las empresas integradoras de soluciones de automatización, que se traducen en beneficios económicos para ustedes como clientes y para la empresa proveedora por el control de tiempos y recursos.

 

Recientemente tuve la oportunidad de participar en un proyecto de mapeo de proceso clave a partir de un modelo de visualización. La empresa que me invitó a participar había tenido problemas muy graves en un proyecto de implementación de un ERP anterior, y decidió que, antes de intentarlo de nueva cuenta, revisaría todos sus procesos a la luz de su propia visualización del negocio para asegurar que los procesos fueran integrales y que operaran confiablemente.

 

El resultado del mapeo permitió a la empresa integradora de la solución entender el negocio totalmente  previo a su participación, e identifico oportunamente aquellos “gaps” donde tendría que desarrollar una solución adicional a su sistema, así como otras áreas de oportunidad donde su sistema no tendría una solución práctica, lo que permitió con toda oportunidad revisar, proponer y negociar  (junto con el cliente) soluciones alternativas, evitando sorpresas mayores para el cliente durante la ejecución del proyecto.

 

El cliente conoció, desde un inicio, la complejidad del proyecto, los desarrollos adicionales, y las actividades que tendría que considerar para llevar la implementación a buen puerto.

 

Este escenario es el ideal para la empresa clienta y para la empresa integradora de soluciones, pero desafortunadamente no es una práctica recurrente en la actualidad.

 

Ahora que si tu empresa ya se encuentra en medio de una situación de no retorno, donde tienes un sistema implementado a medias, con resultados que tu gente tiene que revisar una y otra vez antes de liberarlos, con resultados a los cuales, adicionalmente, le debes integrar información proveniente de reportes trabajados por fuera del sistema (mayormente Excel), etc., te comento que tiene solución práctica y bajo costo.

• Te sugiero que revises y mapees tus procesos clave de negocio (a partir del modelo de visualización) para que identifiques los elementos críticos de cada proceso,
• Que te asegures que estos (elementos críticos) son comprendidos por las áreas involucradas y que consideren cualquier punto de vista, sugerencia y/o crítica de los involucrados,
• Que revises entradas y salidas para estos elementos críticos, incluye todos los trabajos que se hagan por fuera,
• Que te asegures que el ERP sea revisado y parametrizado de acuerdo a estos elementos. Para esto es fundamental que consideres el impacto de los cambios en el ERP previo a la actualización (recomendable correrlos y simularlos en un ambiente de prueba), y evalúes en caso del el consultor del integrador te proponga algún desarrollo adicional,
• Y recuera, lo que está funcionado bien en el sistema… no lo toques.

El resultado esperado sería la obtención de datos e información confiable y oportuna de los elementos críticos de tus procesos clave de negocio. Nos referimos a un uso limitado del ERP, pero por lo menos obtendrías la información que requieres para la toma de decisiones.

 

Lo recomendable siempre será que tu ERP te ayude con información y datos a la administración integral de tu negocio, toma mi comentario como una sugerencia probada de que puedes desatascar tu empresa del lodo de la desinformación y de poca confiabilidad.

 

Un abrazo,

Jesús Vargas