LA COMUNICACIÓN EN LAS EMPRESAS FAMILIARES. UNA GRAN OPORTUNIDAD

Uno de los temas que más atención ha captado durante muchos años es el de la comunicación con los subordinados; alrededor de este tema se han construido y se continúan construyendo modelos innovadores para hacer de este proceso un elemento de trascendencia en las organizaciones.

Algunos de estos modelos requieren de una fuerte inversión de tiempo, de dinero o de ambas, así como, en la mayaría de los modelos, de una estructura humana que lo opere adecuadamente.

El hecho de que se requiera de una serie de recursos diferentes para llevar el proceso de comunicación interna a otro nivel, no quiere decir que las  Empresas Familiares se tengan que quedar fuera de tan importante beneficio.

Por el contrario, es precisamente la flexibilidad existente en las Empresas Familiares la que facilita la aplicación de un modelo sencillo pero eficiente de comunicación interna. Un modelo que no requiere de inversión económica, pero que si requiere de un gran compromiso de parte del director, requiere tiempo y requiere de disciplina.

Y ¿cuál es este modelo?

El acercamiento directo a los subordinados. Por supuesto, cumpliendo con ciertos requisitos de Formalidad,
Frecuencia,
Seguimiento a los Resultados.

En esta entrega vamos a referirnos a la Formalidad.

Antes de cualquier otra, por favor dedique tiempo a pensar y definir un objetivo para usted y para la empresa que sea suficientemente claro e impactante del por qué desea usted entrar en un proceso de comunicación abierta con sus subordinados; por obvio que parezca, lo invito a hacer el ejercicio, ya que he visto muchos intentos que fallan precisamente porque no se sabe exactamente los que se espera y termina por lastimar la relación con los subordinados y afectar el entorno laboral.

Solo como una idea, le comparto lo que algunas empresas familiares buscan al implementar un proceso de comunicación abierta con sus subordinados, estos son:

Entender, desde otro punto de vista, la situación de la empresa.
Detectar áreas de oportunidad en todos los procesos y procedimientos internos de la empresa.
Detectar áreas de oportunidad con los clientes y proveedores.
Detectar ideas para nuevos productos, o para mejorar los existentes.
Detectar talento y potencial humano para desarrollar.
Identificar si mi papel y comportamiento como director y líder es el correcto.

Cuando hablamos de formalidad son cinco elementos lo que debemos cuidar.

Primero, planeación; la plática con el subordinado debe planearse y darse, de preferencia, en un lugar que no sea la oficina del director ya que de antemano sabemos que el subordinado puede sentirse presionado por la oficina, lo que afectara su nivel de apertura durante la ejecución del proceso de comunicación, por lo tanto será muy importante que de antemano se identifique y prepare un lugar físico para la misma.

 

Segundo, lugar adecuado; dispongan de un par de sillas cómodas, del mismo tipo, colocadas en una posición determinada para que no exista nada que se interponga entre el jefe y el subordinado; recuerden que buscamos un ambiente que favorezca la comunicación abierta y por lo tanto debemos quitar cualquier distractor o cualquier elemento o barrera que diferencie a las personas o bloquee la comunicación.

 

Tercero, respeto; cuando invite a platicar a un subordinado, hágalo con tiempo, extiéndale una cordial invitación, coméntele su interés por escucharlo y descubrir junto alternativas de mejora para la empresa. Acuerden un día y un horario, y por favor, respételo. Si acuerdan que la reunión inicie a las 10:00 AM, entonces que inicie a las 10:00 AM en punto, no lo haga esperar; si acuerdan que dure 30 minutos, entonces dedique los 30 minutos con completa atención y sin interrupciones a su entrevista.

 

Cuarto, dedique su atención al subordinado; recuerde el nombre de su subordinado, durante la reunión diríjase a él o ella por su nombre, apunte lo que considere importante y al final resuma junto con el subordinado los temas relevantes y los acuerdos tomados por ambos y comprométase a dar seguimiento y por supuesto de seguimiento; al final de la plática agradezca la oportunidad de la conversación.

 

Quinto, auto-control; por favor, durante la conversación no se irrite, no se inquiete, no se desespere, no quiera girarle instrucciones durante la misma, recuerde que debe concentrarse en alcanzar el objetivo que estableció inicialmente.

 

Establecer un modelo de comunicación abierta con subordinados es vital para las empresas familiares en un entorno de competencia y te economía restrictiva. Escuchar a nuestro equipo de trabajo de forma individual y grupal puede ser un tema de supervivencia en estos tiempos.

 

Un objetivo, una buena planeación, un lugar adecuado, respeto, atención y seguimeinto y auto-control son los ingredientes necesarios para intentarlo con éxito.

 

Saludos cordiales,

Jesús Vargas